“Wat kost IT-beheer nu eigenlijk?” Het is de eerste vraag die ik krijg, en tegelijk de moeilijkste om in één cijfer te beantwoorden. Niet omdat ik het wil ontwijken, maar omdat een eerlijk antwoord afhangt van hoe groot uw team is, hoe uw systemen er vandaag bijliggen en wat u echt wil uitbesteden.
Daarom staat er op mijn website geen prijslijst. Wat ik wél kan doen: uitleggen waar de prijs van afhangt, wat er in een goede maandprijs hoort te zitten en waar de verborgen kosten zich meestal verstoppen. Zo kan u elke offerte, ook die van een ander, naast elkaar leggen.
Eerst dit: “IT-beheer” dekt veel ladingen
Voor de ene betekent IT-beheer “iemand bellen als de printer vastloopt”. Voor de andere is het de volledige ruggengraat: e-mail, beveiliging, back-up, updates, licenties en een aanspreekpunt dat de hele tijd meekijkt. Die twee kosten uiteraard niet hetzelfde.
Een zinvolle vergelijking begint dus niet bij het bedrag, maar bij de scope. Vraag elke partij concreet: wat zit erin, en wat niet?
Waar de prijs van afhangt
1. Wat u zelf kan tellen
Goed IT-beheer wordt aangerekend per eenheid die u zelf kan tellen: een toestel, een gebruiker, uw Microsoft 365-omgeving of een vestiging. Dat is geen detail. Kan u de eenheid niet zelf tellen, dan wordt elke factuur een maandelijks gesprek.
Een kantoor met zes medewerkers, zes laptops en één vestiging betaalt dus anders dan een praktijk met drie gebruikers en vijf toestellen aan de balie en in de spreekkamers. Niet omdat de ene klant meer waard is, maar omdat er meer te bewaken valt.
2. Hoe uw omgeving er vandaag bij ligt
Een propere omgeving is goedkoper te beheren dan een omgeving die jaren gegroeid is. Denk aan een beheerdersaccount dat niemand nog kent, laptops met drie verschillende antivirusprogramma’s, of een netwerk waar alles op hetzelfde segment hangt.
Het opruimen daarvan, de overname, is werk. Bij mij is dat een apart project met een vaste prijs in de offerte. Zo weet u vooraf wat het kost, en zit die kost niet verstopt in een maandprijs of in een contract van drie jaar.
3. Welke diensten u echt nodig heeft
Niet elk bedrijf heeft alles nodig. Een kantoor dat volledig in Microsoft 365 werkt, heeft een back-up van mail en bestanden nodig. Een praktijk met gegevens op de toestellen zelf, heeft een back-up van die toestellen nodig. Een horecazaak heeft vooral een netwerk nodig dat overeind blijft.
Twee dingen zijn wel altijd nodig op wat iemand beheert. Elk beheerd toestel hoort beveiligd en bewaakt te zijn: het onbeschermde toestel is precies waar het incident gebeurt. En er hoort een back-up te zijn die getest wordt. Een beheerde omgeving zonder geteste back-up is geen beheerde omgeving.
4. Licenties en hardware
Microsoft-licenties en hardware zijn geen beheer. Ze horen als aparte lijn op de factuur te staan, zodat u ziet wat een licentie kost en wat het werk.
Let wel op het licentieniveau. Voor tweestapsverificatie met toegangsregels en voor toestellen die zichzelf inrichten, is Microsoft 365 Business Premium nodig. Met een goedkopere licentie werken die instellingen gewoon niet, en dat merkt u pas als een regel stilletjes niet toegepast wordt. Een goede partij zegt u dat voor de offerte, niet erna.
5. Wat buiten de vaste lijst valt
Elke beheerdienst hoort een vaste lijst aanvragen te hebben: een gebruiker toevoegen, een bestand terugzetten, een toestel inschrijven. Wat daar niet op staat, is extra werk. Bij mij wordt dat per uur op de maandfactuur gezet, en pas uitgevoerd nadat u akkoord ging. Projecten, zoals een verhuizing of een migratie, krijgen altijd een vaste prijs vooraf.
Waar de verborgen kosten zitten
Bij elke aanbieder, ook bij mij, is het de moeite om naar deze zes dingen te kijken:
- Een opstartkost verstopt in een looptijd. Een lage maandprijs met een contract van drie jaar betekent vaak dat de overname in die looptijd terugverdiend wordt. Vraag wat de overname apart kost.
- “Onbeperkte support” die dat niet is. Onbeperkt bestaat zelden. Vraag welke aanvragen inbegrepen zijn, en wat er gebeurt met de rest.
- Bewaking als aparte lijn. Bewaking hoort in elke beheerde dienst te zitten. Staat ze apart op de offerte, vraag dan wat u krijgt als u die lijn schrapt.
- Een back-up die nooit getest wordt. De kost van een slechte back-up ziet u pas de dag dat u iets moet terugzetten. Vraag hoe vaak er een hersteltest gebeurt, en of u het resultaat te zien krijgt.
- Lock-in. Staat uw Microsoft 365-omgeving of de beheerderstoegang op naam van uw IT-partner, dan wordt vertrekken duur. Vraag op wiens naam alles staat.
- Licenties zonder transparantie. Zitten licenties verwerkt in één bedrag, dan weet u niet wat u betaalt voor de licentie en wat voor het werk.
Zo vergelijkt u twee offertes
Leg ze naast elkaar en stel bij elke offerte dezelfde vragen:
- Staat er per dienst wat erin zit, en wat er uitdrukkelijk niet in zit?
- Per welke eenheid wordt er aangerekend, en kan ik die zelf tellen?
- Wordt de back-up getest, en hoe vaak? Zie ik het resultaat?
- Wanneer bereik ik iemand, en hoe snel krijg ik een antwoord? Is dat realistisch voor de grootte van de partij?
- Is er een minimale looptijd? Hoe lang is de opzegtermijn?
- Wat kost de overname, en wat kost het vertrek?
- Staan mijn omgeving en de beheerderstoegang op mijn naam?
Een offerte die op al die vragen een duidelijk antwoord geeft, is meestal ook de offerte waar u achteraf geen verrassingen mee heeft.
Hoe het bij mij werkt
Het begint met een gratis kennismaking en een bezoek ter plaatse. Daarna krijgt u een offerte met twee delen: een vaste prijs voor de overname of het project, en een maandprijs per eenheid voor het beheer. Per dienst staat wat erin zit en wat niet. Er is geen minimale looptijd, u zegt op met één maand opzeg, en uw omgeving blijft op uw naam. Elke maand krijgt u één pagina rapport, met daarin ook het resultaat van de hersteltests.
Hoe dat van begin tot einde verloopt, leest u in de werkwijze. Welke diensten er zijn, staat bij IT-beheer & support.
Benieuwd wat het voor uw zaak zou kosten? Vul hieronder kort in hoe uw zaak eruitziet, dan bezorg ik u een heldere richtprijs.